Tiedote laivoille – HarjoitteluMyllyn toimintoihin muutoksia

Viimeisen vuoden aikana on työn alla ollut HarjoitteluMyllyn uuden harjoittelujärjestelmän (www.admin.kvarnen.harjoittelumylly.fi) kehittäminen. Vanha järjestelmä, jossa kaikkia harjoitteluita hallinnoitiin, oli monelta osin tulossa tiensä päähän, joten oli aika uudistaa koko paketti.

Pääsääntöisesti uusi järjestelmä tulee helpottamaan HarjoitteluMyllyn päivittäistä työtä ja sen käyttöliittymä harjoittelijoita, laivoja sekä varustamoita.

Alla tietoa miten muutokset vaikuttavat laivaan ja varustamoon!

Vahvistussähköposti:

Tällä hetkellä jokaisesta vahvistetusta harjoittelijasta tulee sähköpostilla vahvistusviesti, jossa on tietoa sekä harjoittelusta että opiskelijasta.

1.10.2022 eteenpäin harjoittelijoiden tiedot löytyvät kirjautumisen takaa HarjoitteluMyllyn järjestelmästä.

Lisätietoa: Vahvistusviesti | HarjoitteluMylly – Kvarnen

HarjoitteluMylly tulee syyskuun aikana olemaan laivoihin ja varustamoihin yhteydessä kirjautumistunnusten tiimoilta.

1.10.2022 eteenpäin HarjoitteluMylly ottaa myös käyttöön uuden käyttöliittymän vahvistuksiin ja tähän tarvitsette käyttäjätunnukset!

Uuden järjestelmän myötä osa laivoista ottaa käyttöönsä uuden automaattisen vahvistuksen. Tästä ilmoitetaan kyseisille laivoille erikseen.

Automaattinen vahvistus koskee linjalaivoja, joiden aikataulut ovat etukäteen ennakoitavissa. Villin linjan laivoilla käytäntö pysyy ennallaan, harjoittelijoita koordinoidaan edelleen sähköpostitse.

Harjoittelijoita on laivoilla ympäri vuoden ja monesti peräjälkeen. Kaksi viikkoa ennen harjoittelun päättymistä olemme lähettäneet sähköpostia laivalle kysyäksemme, onko uusille harjoittelijoille tilaa.

Vähentääksemme sähköpostiliikennettä, voitte jatkossa vahvistaa käyttöliittymän avulla teille sopivan ajankohdan, jolloin uudet harjoittelijat ovat tervetulleita.

Miten tämä käytännössä toimii:

  1. HarjoitteluMylly asettaa uuteen järjestelmään ehdotuksen ajanjaksosta, jolloin uuden harjoittelijan voisi laivalle lähettää
  2. Järjestelmä lähettää laivalle automaattisen sähköpostilmoituksen ehdotuksesta (sähköpostin otsikko: Vahvistuspyyntö – laiva)
  3. Kirjaudu viestissä olevan linkin kautta sisään

! Ehdotettu ajanjakso on suuntaa antava eli syötetyt päivät eivät kerro harjoittelijan tarkkaa aloitus/lopetus päivää vaan ne ovat muutettavissa. Ajanjakso muokkautuu tarkemmaksi laivan aikataulun mukaisesti.

  1. Järjestelmässä voi joko hyväksyä tai hylätä ehdotuksen.
    Mikäli ajanjakso sopii laivalle (päiviä voidaan muokata) ja hyttitilaa riittää hyväksytään ehdotus.
    Mikäli ajanjakso ei sovi (koko ajanjakso poissuljettu) hylätään ehdotus.
  2. Hyväksytyn vahvistuksen jälkeen HarjoitteluMylly aloittaa uuden harjoittelijan etsimisen. Uudesta harjoittelijasta tulee tuttuun tapaan erillinen vahvistussähköposti (sähköpostin otsikko: Uusi harjoittelija vahvistettu)

Mikäli sinulla on kysyttävää, olethan HarjoitteluMyllyyn yhteydessä!